Cómo enviar un correo electrónico de seguimiento sin ser un parásito

junio 29, 2021 0 Por RenzoC

Escanee cada oración de un correo electrónico perfectamente diseñado por última vez y luego presione “enviar”. Ya sea una pregunta de trabajo, una solicitud de reunión o simplemente una pregunta simple que necesita responder, ahora no queda nada por hacer más que esperar una respuesta.

Pasan los días y no has escuchado absolutamente nada. Es comprensible que esté ansioso por obtener una respuesta. Pero al mismo tiempo, no querrás parecer un cascarrabias total. Entonces, ¿qué debería hacer?

Siempre se recomienda el seguimiento. Sin embargo, existe una delgada línea entre ser persistente y ser un parásito. Aquí hay seis cosas que debe tener en cuenta para alentar una respuesta sin ser completamente objetable en su correo electrónico de seguimiento.

1. Sea realista con las expectativas

En 2021, es normal sentirse constantemente conectado, y si bien esto ciertamente ha ayudado a hacer la vida más cómoda, también ha sesgado nuestra percepción de lo que es un tiempo de respuesta razonable. Por lo tanto, antes de redactar un correo electrónico de seguimiento, es importante tomarse un descanso antes de pensar en sus expectativas. ¿Ese mensaje que enviaste hace días, o incluso una semana, que todavía está esperando respuesta? Puede controlarlo sin parecer demasiado ansioso. Pero, ¿qué pasa si se comunicó con alguien hace unas horas y se sorprende de que aún no le hayan respondido? Bueno, es mejor practicar con un poco de paciencia y mantener la secuela en “borrador” por ahora.

2. Sea cortés

Puede ser frustrante sentir que constantemente necesitas perseguir a la gente para conseguir lo que necesitas; sin embargo, no importa cuán molesto se sienta, no debe permitir que nada de esa hostilidad se filtre en su mensaje de seguimiento.

Eso significa que no hay comentarios sarcásticos como “No he escuchado nada de ti todavía” o comentarios descaradamente agresivos como “No entiendo por qué tardas tanto en responderme sobre esto”.

La mayoría de nosotros no respondemos bien a la ira y al dedo acusador. Entonces, incluso si obtiene una respuesta, probablemente no sea la que le guste. Así que esfuérzate por ser demasiado cortés. Y recuerda el viejo dicho: “Atrapa más moscas con miel”.

3. Explica tu razonamiento

Todos trabajamos duro. Y en esos momentos en los que parece que tu lista de cosas por hacer te persigue, es difícil pensar en la carga de trabajo de otra persona que no sea la tuya. Por eso es importante recordarle al destinatario por qué lo está siguiendo, ¿por qué exactamente se necesita su respuesta? Por supuesto, esta explicación variará según el artículo específico que esté registrando. Pero, por simplicidad, aquí hay un ejemplo. A menudo tengo que volver con posibles clientes independientes para ver si les gustaría seguir adelante con un proyecto discutido. Pueden ser notoriamente lentos para responder con una decisión, por lo que a menudo una línea de mi correo electrónico de seguimiento se ve así:

Por favor, avíseme si desea seguir adelante con el proyecto como se discutió. Su firme respuesta me permitirá mapear mi carga de trabajo para las próximas semanas.

Esta es una declaración cortés de que mi horario depende de su respuesta. A menudo, recordar que no están operando en el vacío es suficiente para inspirar a las personas a responder rápidamente.

Fuente: Social Squares

4. Cambia las cosas

Todos dependemos en gran medida del correo electrónico. Pero definitivamente no es la única forma de comunicación que existe. Entonces, si no ha tenido éxito con la palabra escrita, ¿por qué no probar un método diferente? No, no es necesario enviar señales de humo ni palomas mensajeras. Sin embargo, si tiene un número de teléfono de la persona, ¿por qué no realiza una llamada telefónica? Por supuesto, no debe planear bombardear a alguien con un flujo interminable de correos electrónicos y llamadas; así es como se construye una reputación como una plaga. Sin embargo, si ha enviado dos mensajes y aún no ha escuchado algo, a veces al conectarse de una manera más personal (por ejemplo, por teléfono) puede obtener la respuesta que necesita.

¿Si prefiere limitarse al correo electrónico? También puedes cambiar las cosas allí. Si envió su correo electrónico anterior por la mañana, intente enviar el segundo seguimiento por la tarde esta vez. A veces, la clave de su éxito es atrapar a alguien cuando no está completamente sumergido.

5. Establezca una fecha límite específica

No hay nada que encienda un fuego como la fecha límite que se acerca. Y aunque incluir una fecha de finalización definitiva en los correos electrónicos de seguimiento puede parecer un poco sencillo y descarado, suele ser eficaz. ¿Por qué? Bueno, devuelve la pelota a tu cancha y deja claras tus expectativas al receptor. Ilustra que si no recibe una respuesta antes de la fecha especificada, está avanzando.

¿Cómo se ve esto en la práctica? Continuemos con el mensaje que usé anteriormente con un hipotético cliente autónomo. Solo agregaría una línea simple como esta al final:

Si no he tenido noticias tuyas al final de esta semana, supongo que has tomado una dirección diferente.

Ya sea que esté esperando una respuesta de un cliente, posible empleador o colega, establecer este plazo fijo garantiza que ambos estén en la misma página, lo cual es clave para evitar más problemas o problemas de comunicación.

6. Sepa cuándo dejar de fumar

¿Lo más importante sobre el uso de una fecha límite en los correos electrónicos de seguimiento? Apégate a ello. No desea establecer una fecha de finalización para su destinatario y luego continuar comunicándose con él sobre el problema. Entonces tus palabras y tus expectativas no tendrán ningún mérito. ¿Por qué deberían tomarte en serio? Llega un punto en el que está claro que no obtendrá una respuesta de una persona. Así que déjate llevar y sigue adelante. Si sigues acosando a alguien, incluso después de que te ignoren repetidamente (y descaradamente), solo molestarás al destinatario y dañarás tu propia reputación en el proceso.

No se puede negar: no obtener una respuesta de alguien puede ser molesto, irritante e incluso sofocar su productividad. No hay nada de malo en hacer un seguimiento para tener en sus manos la información que necesita. Sin embargo, desea hacerlo de una manera que demuestre que es persistente y no un parásito. Tenga en cuenta estos seis consejos y se asegurará de caminar por el lado derecho de esa delgada línea.

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