Los únicos consejos de correo electrónico que necesitará
noviembre 1, 2022
Fuente: Plazas Sociales
Escribir un correo electrónico profesional puede hacerte sentir como si estuvieras caminando sobre cáscaras de huevo. Especialmente si eres nuevo en el mundo laboral o tienes algunos compañeros de trabajo espinosos. Si bien ningún correo electrónico es igual, si domina algunas aperturas y cierres básicos y profesionales y sabe qué frases debe evitar al escribir correos electrónicos, pronto descubrirá que no tiene que editar nerviosamente cada correo electrónico que envía.
Adquirir buenos hábitos profesionales ahora hará que todos sus próximos días de trabajo sean mucho más fáciles. Es por eso que creamos la única guía de redacción de correos electrónicos que necesitará. Vamos a desglosar las frases que debe evitar en la apertura, el cuerpo y el cierre de sus correos electrónicos, así como las frases que debe usar para asegurarse de lograr el aterrizaje en todo momento.
Aperturas
La forma en que comienza un correo electrónico establece el tono de toda su comunicación. Cuando escriba su próximo correo electrónico, considere omitir estas introducciones.
- Perdón por molestarte. ¿Estas arrepentido? ¿Los estás molestando? Probablemente no. Comience todos sus correos electrónicos desde un lugar seguro y nunca use un lenguaje que pueda convencer a alguien de que debería sentirse molesto por usted. En lugar de decir «perdón por molestarlo», puede decir «Le agradezco que se haya tomado el tiempo para ayudarme con esta presentación antes de nuestra reunión general». Puedes mostrar gratitud por su colaboración sin implicar que hiciste algo malo.
- Para mi último correo electrónico. Si está dando seguimiento a una solicitud, esta es una de las peores formas de iniciar su correo electrónico de seguimiento. A estas alturas, todo el mundo sabe que esta es una forma de agresión no tan pasiva, así que intente decir “Todavía necesito las cifras de ventas del último trimestre. ¿Puedes ocuparte de esto al final del día mañana?» No hay necesidad de andarse por las ramas, puede volver a lo que necesita sin causar ningún problema en la oficina.
- Oye. Quédese con «hola» o «hola» para que no emita ninguna de esas vibraciones de «recién salido de la universidad».
- Hola, chicos. Incluso peor que «hola» es «hola chicos» si estás enviando un correo electrónico a varias personas. Suena demasiado casual y aunque la mayoría de la gente no asumirá que usted quiere excluir a sus colegas mujeres, esta frase puede molestar a algunas personas. Elija «Hola equipo» o «Hola a todos» cuando envíe un correo electrónico a un grupo.
- Espero que este mensaje te encuentre bien. Este saludo es una apertura infamemente cliché y que en realidad no beneficia a nadie. Se presenta como algo que usted tener decir, no es algo que realmente quieras decir, por lo que, por lo general, es mejor que saltes directamente al grano. Si desea agregar algunas cortesías, intente hacerlo un poco más específico. Como: «Espero que tus vacaciones en Hawái hayan sido realmente relajantes».
Cuerpo
Tan fácil como es sudar las cosas pequeñas, como si comenzar su correo electrónico con «hola» o «hola», es la esencia de su correo electrónico lo que realmente cuenta. El objetivo del cuerpo de su correo electrónico es transmitir de manera clara y concisa lo que necesita decir a su destinatario, ya sea una solicitud, el envío de un trabajo o una pregunta. Saber qué frases evitar puede hacer que el cuerpo de su correo electrónico sea mucho más fuerte y efectivo.
Querrá pasar por alto este idioma siempre que sea posible:
- Sólo. La palabra «simplemente» debilita mucho su lenguaje. No dice «Solo quiero verificar el estado de sus entregas». Eso hace que suene como si te estuvieras disculpando o como si te sintieras mal por hacer tu pedido. En su lugar, puede decir «Estoy comprobando el estado de sus entregas». Este lenguaje deja en claro que espera una actualización de estado.
- Quizás. Usar el término «tal vez» en comunicaciones por correo electrónico como «¿Podemos reunirnos el martes?» o «¿Puedes enviarme las ediciones finales al final del día?», no te hace ningún favor. No necesitas darle a alguien la oportunidad de dejar caer la pelota. Siempre te beneficiarás de preguntar claramente lo que quieres. Pueden responder con una respuesta de «tal vez», y si lo hacen, eso depende de ellos.
- Perdón por el retraso. A menos que realmente se haya retrasado en algo, no es necesario que se disculpe en un correo electrónico por no responder de inmediato. Vivimos en un mundo donde se espera estar siempre en línea, pero en realidad no tienes que responder el correo electrónico de alguien dentro de una hora o incluso dentro del mismo día. Así que realmente no tienes nada de qué disculparte en la mayoría de los casos.
Cierres
Si escribe docenas de correos electrónicos al día (lo que muchos de nosotros hacemos), puede parecer que sus cierres de correo electrónico se están volviendo obsoletos. Pero al igual que ahora uno se da cuenta cuando usa su par de jeans favoritos tres veces en una semana, nadie se dará cuenta si cierra su correo electrónico con el mismo giro de frase repetidamente. El punto es que elija uno o dos saludos que sean profesionales y con los que se sienta cómodo y utilícelos tanto como desee. Para seguir siendo profesional, absténgase de usar estas terminaciones:
- Sinceramente. Usaría la palabra «sinceramente» cuando escriba una tarjeta de condolencias a un amigo querido o una carta a su abuela, no cuando se comunique con un colega de negocios. Este giro de la frase es demasiado familiar: intente «mejor», «saludos» o un simple «gracias», y luego agregue su nombre.
- Amor. En caso de que no lo supiera, nunca firme un correo electrónico de negocios diciendo «me encanta», sin importar cuán buenos amigos sean con la persona que recibe el otro correo electrónico. Si desea mostrar algo de calidez en un correo electrónico a alguien cercano, puede decir «saludos cordiales».
- Salud. Una vez más, esta opción es demasiado informal y personal. Si lo desea, antes de cerrar su correo electrónico, puede agregar una línea rápida deseándoles un excelente fin de semana o que espera que disfruten de las vacaciones en las que está a punto de embarcarse, y luego puede agregar un saludo normal.
Otros consejos útiles de correo electrónico para tener en cuenta
Dado que ya estamos en los temas de dominar las comunicaciones por correo electrónico, repasemos algunos otros consejos rápidos útiles que pueden hacer que sus correos electrónicos sean lo más pulidos y efectivos posible.
- Ser breve. Las personas tienden a hojear los correos electrónicos en busca de detalles de alto nivel, por lo tanto, siempre que sea posible, corte la pelusa y mantenga su correo electrónico lo más breve posible. Las viñetas son tus amigos aquí.
- Sumérgete en Siguiendo el mismo tema de mantener breve su correo electrónico, sumérjase directamente en su solicitud o informe lo más rápido posible. Todos estamos inundados con demasiados correos electrónicos, por lo que cuanto más fácil pueda hacer que las personas procesen lo que necesita, mejor.
- Corta los signos de exclamación y emojis. El texto escrito puede parecer duro, pero confía en nosotros, nadie pensará que eres grosero si no usas signos de exclamación o emojis. Los correos electrónicos profesionales no necesitan disfrazarse para ser considerados amigables y apropiados.
- Tenga cuidado al responder a todos. ¿Todos en una cadena de correo electrónico realmente necesitan que responda a cada mensaje grupal con «gracias» o «entendido»? Probablemente no. Si realmente desea confirmar algo con el remitente, puede eliminar a todos los demás de su respuesta para evitar que su bandeja de entrada se desordene más.
- No olvide configurar su OOO. Cuando vaya a estar fuera de la oficina durante un período prolongado, es importante configurar un mensaje de fuera de la oficina (OOO). Este mensaje debe ser breve y claro (este es un tema continuo) y debe abordar las fechas en las que estará fuera de la oficina y a quién deben contactar si necesitan ayuda de inmediato.
- Ten en cuenta al destinatario. No vamos a pretender que todos los correos electrónicos que envías en el trabajo deben cumplir con los más altos estándares de etiqueta en la oficina. Si está enviando a su mejor amigo del trabajo una nota rápida acerca de las donas que están en la sala de descanso, está bien usar un emoji o un signo de exclamación. Solo tenga cuidado de no caer en malos hábitos y enviar accidentalmente un correo electrónico demasiado informal a alguien que no conoce tan bien o que está mucho más arriba en la cadena de mando que usted. El correo electrónico vive para siempre en nuestro mundo digital, así que tenga cuidado con lo que escribe y a quién se lo escribe.
¡La mejor de las suertes con todos sus futuros esfuerzos de correo electrónico!
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